Offerte Vorlage für Handwerker: Offerte schreiben mit kostenlosem Word-Download
Eine Offerte erstellen heisst im Handwerk: die Leistung klar beschreiben, Preis und Gültigkeit festlegen und sagen, was nicht enthalten ist. Hier findest du die Anleitung, eine Checkliste und eine kostenlose Word-Vorlage für eine professionelle Offerte.
Die Offerte entscheidet, ob du den Auftrag bekommst – und ob du daran verdienst. Beides geht schief, wenn du sie zwischen zwei Baustellen aus einer alten Word-Datei zusammenkopierst. So baust du Offerten, die gewinnen und rechnen.
Du willst direkt loslegen? Unsere Offerte-Vorlage für Word enthält alle wichtigen Angaben – inklusive Positionen, MWST und Auftragsbestätigung.
Was ist eine Offerte?
Eine Offerte ist ein verbindliches Angebot: Du beschreibst eine Leistung und nennst den Preis, zu dem du sie ausführst. Nimmt der Kunde die Offerte an, ist der Vertrag geschlossen. In Deutschland heisst dasselbe «Angebot», das Obligationenrecht spricht von «Antrag» (Art. 3 ff. OR). Setzt du eine Frist, bist du bis zu deren Ablauf an die Offerte gebunden.
Was gehört in eine Offerte? (Checkliste)
Eine Offerte, die durchgeht, enthält:
- Firmenangaben inkl. MWST-Nummer
- Kunde, Objekt bzw. Baustelle, Offertnummer und Datum
- Klare Leistungsbeschreibung – Positionen einzeln, mit Menge, Einheit und Einheitspreis
- Abgrenzung: was nicht enthalten ist (Gerüst, Entsorgung, Malerarbeiten …). Das verhindert die meisten Streitigkeiten.
- Termine: voraussichtlicher Beginn und Dauer
- Preisangabe – Pauschale oder Regie klar gekennzeichnet
- Zwischensumme, Rabatt, MWST (Normalsatz 8,1 %) und Total – die MWST separat ausgewiesen
- Gültigkeitsdauer der Offerte
- Zahlungskonditionen
- Zusatzarbeiten: wie sie verrechnet werden, z. B. in Regie nach Aufwand mit Regieansätzen
- Vertragsgrundlage: deine AGB, allenfalls SIA 118
- Feld für die Auftragsbestätigung des Kunden
Die wichtigste Zeile jeder Offerte ist die, in der steht, was nicht drin ist.
Offerte-Vorlage: kostenlos als Word-Datei
Alle Punkte der Checkliste sind drin: Briefkopf mit MWST-Nummer, Positionstabelle, Zwischensumme, Rabatt, MWST 8,1 %, Gültigkeit, Zahlungsbedingungen, Regelung für Zusatzarbeiten und ein Feld für die Auftragsbestätigung. Als Word-Datei direkt bearbeitbar – danach als PDF speichern und per E-Mail versenden. Ohne Anmeldung, beliebig oft verwendbar.
Richtig kalkulieren
Der häufigste Kalkulationsfehler im Handwerk ist ein zu tiefer Stundensatz – weil nur der Lohn gerechnet wird. Was tatsächlich reingehört:
- Bruttolohn plus Sozialkosten (AHV/IV/EO, ALV, BVG, UVG, FAK) – in der Schweiz je nach Betrieb rund 20–30 % Aufschlag
- Unproduktive Zeit: Ferien, Feiertage, Krankheit, Weiterbildung, Fahrzeiten, Werkstattzeit
- Gemeinkosten: Fahrzeuge, Werkzeug, Miete, Versicherungen, Administration
- Gewinnmarge – kein Bonus, sondern die Voraussetzung dafür, dass du investieren kannst
Rechne den Stundensatz einmal sauber durch und leg ihn fest. Wer bei jeder Offerte neu schätzt, unterbietet sich selbst. Die Grundlage dafür sind die echten Projektzeiten aus deiner Zeiterfassung – nicht das Gefühl vom letzten Jahr.
Wie du vom Stundenlohn deiner Mitarbeitenden zum Stundenansatz für Kunden kommst, zeigt der Abschnitt „Für Unternehmer“ im Stundenlohn-Rechner.
Rechtliche Punkte
- Verbindlich oder unverbindlich? Eine Offerte ohne Vorbehalt ist grundsätzlich verbindlich. Willst du dir Anpassungen offenhalten, muss das ausdrücklich drinstehen (z. B. „unverbindlich“ / „freibleibend“).
- Gültigkeitsdauer: ohne Befristung bist du unter Umständen länger gebunden, als dir lieb ist. Setze eine Frist.
- Kostenvoranschlag ≠ Pauschale: Bei einem Kostenvoranschlag nach Art. 375 des Obligationenrechts (OR) darf eine erhebliche Überschreitung Konsequenzen haben. Kennzeichne klar, was du anbietest.
Das ersetzt keine Rechtsberatung – bei grösseren Projekten lohnt sich ein Blick von einer Fachperson auf die eigenen Offertvorlagen.
Aus der Offerte direkt zum Auftrag und zur Rechnung
Der grösste Zeitfresser ist nicht das Schreiben der Offerte, sondern das Wiederabtippen: Aufmass → Offerte → Auftrag → Rapport → Rechnung. Fünfmal dieselbe Position.
Sauber gelöst sieht das so aus: Du nimmst das Aufmass mobil beim Kunden auf, erzeugst daraus die Offerte, und bei Zuschlag läuft der Auftrag mit denselben Daten weiter bis zur Rechnung. Keine Übertragung, kein Zahlendreher.
Mit den Offerten in noovi geht genau das: Offerte aus Aufmass und Projektdaten erstellen, bei Zuschlag ohne Neuerfassung zum Auftrag und zur Rechnung – die du auf Wunsch per Klick direkt in bexio erstellst. Auf Wunsch legt sogar deine KI den Entwurf an: Sag ChatGPT oder Claude, was du offerieren willst, und noovi erstellt die Offerte mit deinen Artikeln und Preisen (MCP-Schnittstelle).
Offerte, Kostenvoranschlag oder Pauschale – der Unterschied zählt
Die drei Begriffe werden im Alltag durcheinandergeworfen, haben aber unterschiedliche Folgen:
- Pauschalpreis / Festpreis: Du nennst einen Preis und stehst dazu. Wird es teurer, ist das dein Risiko. Wird es günstiger, dein Gewinn.
- Kostenvoranschlag (ungefährer Ansatz, OR 375): Eine Schätzung. Wird sie unverhältnismässig überschritten, kann die Bauherrschaft vom Vertrag zurücktreten oder eine Herabsetzung verlangen. Deshalb: informiere sofort, sobald sich eine erhebliche Überschreitung abzeichnet – nicht erst mit der Schlussrechnung.
- Regie: Abrechnung nach effektivem Aufwand. Erfordert lückenlose Rapporte – sonst wird jede Position diskutiert. Mehr zu Arbeiten nach Aufwand im Ratgeber Regierapport.
Schreib auf die Offerte, welche der drei Varianten gilt. Ein Satz, der dir später eine Auseinandersetzung erspart.
Und was ist eine Richtofferte?
Eine Richtofferte ist eine erste, unverbindliche Kostenschätzung – zum Beispiel, bevor alle Details geklärt sind. «Richtofferte» ist ein Begriff aus der Praxis, nicht aus dem Gesetz. Damit sie dich nicht bindet (Art. 7 OR), muss die Unverbindlichkeit ausdrücklich auf dem Dokument stehen, etwa mit «Richtofferte, unverbindlich» und der erwarteten Genauigkeit (zum Beispiel ± 15 %).
Nachfassen – der unterschätzte Hebel
Die meisten Betriebe schicken die Offerte und warten. Dabei liegt genau hier der günstigste Umsatz: Ein Anruf drei bis fünf Tage nach dem Versand kostet dich fünf Minuten und erhöht die Abschlussquote spürbar.
Frag nicht „Haben Sie sich schon entschieden?“ – das lädt zum Nein ein. Frag: „Ich wollte kurz hören, ob die Offerte so verständlich war, oder ob eine Position unklar ist.“ Damit öffnest du ein Gespräch statt eine Entscheidung.
Häufige Fragen
Was ist eine Offerte?
Ein verbindliches Angebot, eine Leistung zu einem bestimmten Preis auszuführen. Mit der Annahme durch den Kunden kommt der Vertrag zustande.
Wie schnell sollte eine Offerte beim Kunden sein?
So schnell wie möglich. Im Privatkundengeschäft gewinnt sehr oft schlicht der Betrieb, der zuerst offeriert – nicht der günstigste.
Soll ich meinen Stundensatz in der Offerte ausweisen?
Bei Regiearbeit ja, sonst ist die Abrechnung später nicht nachvollziehbar. Bei Pauschalen genügt der Gesamtpreis pro Position.
Was tun, wenn der Kunde nachverhandeln will?
Nicht am Preis drehen, sondern am Leistungsumfang. Wer den Preis senkt, ohne Leistung zu streichen, verschenkt seine Marge – und signalisiert, dass die erste Zahl gepolstert war.
Wie lange ist eine Offerte gültig?
So lange, wie du es darin angibst. Setze immer eine konkrete Frist, z. B. 30 Tage – ohne Angabe ist unklar, wie lange du gebunden bist.
Ist eine Offerte verbindlich?
Ja, innerhalb der angegebenen Gültigkeit ist sie grundsätzlich verbindlich. Ein ungefährer Kostenansatz kann überschritten werden, aber nicht unverhältnismässig.
Darf ich für eine Offerte etwas verlangen?
Nur, wenn das vorher vereinbart wurde. Offerten sind in der Regel kostenlos.
Gibt es die Offerte-Vorlage auch für Excel?
Aktuell als Word-Vorlage. Digital geht es mit noovi noch schneller.
Hinweis: Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.